Videndeling er tidens store mantra. Og med god grund, for når kolleger, grupper og afdelinger kan dele data og viden, bliver det også lettere at arbejde mod fælles mål og bedre resultater.

Skaber flere forskellige versioner af information, filer og dokumenter forvirring og en masse ekstra arbejde? Bruger I for meget tid på at lede efter dokumenter i proppede e-mail indbakker? Prøver I at samarbejde og dele information via vedhæftede filer på en overfyldt Exchange server? Bruger I lang tid på finde den rigtige information og ikke mindst den rigtige person, der hurtigt og nemt kan bidrage med den relevante viden?

I er langt fra de eneste, der sidder med disse udfordringer. For i fremtiden vil mængden og kompleksiteten af information fortsætte med at stige. Microsoft Office Sharepoint Server kan være svaret på mange af jeres både eksisterende og kommende udfordringer.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 er en integreret løsningspakke, der kan forbedre produktiviteten ved at fremme samarbejde, bane vej for effektiv indholdsstyring, gennemføre forretningsprocesser og give adgang til oplysninger og business intelligence, der er centrale for organisationens mål og processer. Den understøtter alle intranet-, ekstranet- og webprogrammer på tværs af virksomheden inden for én integreret platform, så virksomheden ikke har behov for adskilte, fragmenterede systemer.

Fleksibilitet i samarbejdet

Ved at anvende websteder med foruddefinerede skabeloner er det nemt for grupper at samarbejde om fælles dokumenter og projekter.  På tværs af grupperne kan der deles tanker og ideer ved hjælp af blogs eller weblogs, som giver mulighed for for eksempel en leders dagbog, hvor visioner og tanker kan deles med resten af organisationen, eller som innovativt forum, hvor der kan udveksles erfaringer, holdninger, praktiske oplysninger og ideer. Mobil adgang til relevant indhold som portaler, teamwebsteder og lister er også muligt, så man let kan holde sig ajour med gruppens projekter og opgaver, når man er på farten.

Du kan bruge din normale e-mail klient til at deltage i diskussioner og møder og dele dokumenter på et Office SharePoint Server 2007-websted. Det er muligt at arkivere e-mail, der er sendt til et websted eller en liste, så de øvrige gruppemedlemmer let kan følge en diskussion på et websted i stedet for at skulle finde e-mails frem fra overfyldte indbakker. Anvender du Outlook 2007 kan du arbejde offline med filer i et bibliotek og elementer som kalendere, kontaktpersoner, opgaver og diskussioner. Når du igen er online, opdateres der automatisk.

Skræddersyede portaler

En omfattende portalstruktur gør det nemt at bygge portalwebsteder, som opfylder den enkelte målgruppes specifikke krav. En fleksibel og meget skalerbar arkitektur understøtter personlige websteder og divisions-, intranet-, ekstranet- og internetsteder.  Med integreret webindholdsstyring kan webstedets layout nemt designes og tilpasses, og stærke intuitive guider gør det nemt for den enkelte bruger at bidrage med indhold.

Resultater gennem tre typer styring

Content Management er delt i tre kategorier: dokument-, data- og webindholdsstyring. Dokumentstyring styrer dokumenternes livscyklus i organisationen, det vil sige hvordan de oprettes, revideres, udgives og vurderes. Med Office SharePoint Server 2007 kan organisationen aktivere effektive politikker på hvert trin i dokumentets livscyklus, bruge centrale lagre til at gemme, administrere og anvende dokumenter og anvende etiketter og stregkoder til effektivt at spore dokumenter.

Datastyring er processen for indsamling, administration og bortskaffelse af virksomhedsdata (oplysninger, der betragtes som vigtige for en virksomheds historie, viden eller juridiske position) på en konsekvent og ensartet måde baseret på virksomhedens politikker. Disse politikker afhænger af den type arbejde, organisationen udfører, de typer juridiske risici, den præsenteres for, og de love og regler, den er underlagt.

Der findes en række funktioner, der kan bruges til at designe, installere og administrere intranetportaler, internetwebsteder for virksomheder og portalwebsteder for afdelinger. Disse funktioner giver mulighed for at skrive og udgive webindhold i tide og kan i sidste ende sænke omkostningerne til administration af flere websteder.

Søg og du skal finde …

Søgning drejer sig om at finde de rigtige oplysninger eller den rette person. I det indbyggede søgecenter, som er et websted, kan man oprette forespørgsler eller gennemse søgeresultater. Hvis en medarbejder har lagt informationer om sig selv på ”Mit websted” kan andre personer i organisationen bruge søgecenteret til at finde medarbejder og relateret information om projekter og opgaver, medarbejderen er involveret i.

At finde den rette kan være afgørende for at få en opgave løst i en fart. Med Microsoft Office SharePoint Server 2007 kan du søge efter personer med navn, eller du kan bruge andre profildetaljer som for eksempel kvalifikationer, aktuelle projekter eller titel. Du kan også søge efter dokumenter, som indeholder bestemte ord eller udtryk, er skrevet på et bestemt sprog, er oprettet i et bestemt program eller har bestemte egenskaber. Søgning foregår på tværs af applikationer, så oplysninger, der er registreret og gemt i f.eks. SAP og Microsoft Dynamics AX, også vises i søgningens resultater.

Effektiv Business Intelligence

Opret interaktive BI-portaler (Business Intelligence), der samler og viser forretningsoplysninger fra forskellige kilder ved hjælp af integrerede BI-funktioner, f.eks. instrumentbræt, web, KPI (key performance indicators). Giv  realtidsadgang til data og analyser i interaktive Microsoft Office Excel-regneark via en webbrowser, som kan anvendes til  at vedligeholde og effektivt dele én central og opdateret version, mens det samtidig er med til at beskytte eventuelle følsomme eller ophavsretligt beskyttede oplysninger, der er integreret i dokumentet. Benyt funktionalitet, der gør det muligt at skabe integration og sammenspil af strukturerede data fra andre systemer som f.eks. SAP- og Siebel-systemer, og skab et samlet overblik over data på tværs af organisation og applikationer.

Forretningsprocessor og formularer

Forretningsprocesser er centrale i alle organisationer, og formularer er ofte centrale i forretningsprocesser, f.eks. processen med at godkende udgiftsrapporter. Det er muligt at oprette formularer i Office SharePoint Server 2007 baseret på standardskabeloner og anvende dem direkte på en portal, så brugere har mulighed for at udfylde formularer ved hjælp af en webbrowser. Formularerne kan distribueres til eksterne websteder, f.eks. ekstranetwebsteder eller virksomhedsbaserede websteder. Det giver mulighed for at indsamle data fra kunder, partnere, leverandører og andre, der er vigtige for virksomhedens succes.

Er det for overvældende?

Er det første gang, du læser om Microsoft Office SharePoint Server, kan det virke overvældende med de mange funktionaliteter og muligheder. Et SharePoint projekt kan da også blive et stort og omfattende forløb, hvor det er vigtigt, at du til en start tager en dialog med en erfaren partner som Datacon. Vi rådgiver dig gerne om, hvordan du kan begynde med de mest oplagte elementer til netop din organisation og derfra bygger videre, når behovet er der.